Проставление апостиля


Что такое апостиль?
АПОСТИЛЬ — специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года ставится на официальных документах государств — участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Согласно пятой статье Гаагской конвенции, апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ».
Впервые апостиль был введен Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов, совершенной 5 октября 1961 года (на территории Российской Федерации конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года). Согласно этому документу апостиль проставляется на официальных документах, исходящих только от учреждений и организаций Российской Федерации как участника Гаагской конвенции, и не требует дальнейшего заверения или консульской легализации, признается официальными органами всех государств - участников Конвенции. Таким образом, апостиль освобождает граждан и министерства иностранных дел стран-участниц от взаимного контакта и длительной процедуры консульской легализации, если необходимо заверить подлинность официального документа.
Официальными документами конвенция признает:
·         документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
административные документы;
·         нотариальные акты;
·         официальные пометки, такие, как отметки о регистрации;
·         визы, подтверждающие определенную дату;
·         заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Вместе с тем Конвенция не распространяется на:
·         документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
·         административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму прямоугольника со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.
Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:
·         Наименование государства, выдавшего апостиль
·         Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
·         Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
·         Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
·         Название города, в котором проставлен апостиль
·         Дата проставления апостиля
·         Название органа, проставившего апостиль
·         Номер апостиля
·         Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
·         Подпись должностного лица, проставившего апостиль
Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).
Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.
Хотя Конвенция и не предъявляет жестких требований к форме апостиля, следует иметь в виду, что в некоторых случаях отступления от установленной формы в одном государстве могут повлечь непризнание документа, удостоверенного таким апостилем, в другом государстве.
В Российской Федерации, являющейся участником Гаагской конвенции с 31 мая 1992 года, в настоящее время право проставления апостилей предоставлено следующим государственным органам:
·         Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) — проставляет апостили на официальные документы, подлежащие вывозу за границу исходящие от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенные в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
·         Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации— проставляют апостили на официальные документы, исходящие от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненные в субъектах Российской Федерации, на территории которых действуют соответствующие территориальные органы Минюста России, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
·         Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России)— проставляет апостили на документы о военной службе (работе) в Вооружённых Силах Российской Федерации, Вооружённых Силах Союза ССР и Объединённых Вооружённых Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации;
·         Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор)— проставляет апостили на документы государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях;
·         Федеральное архивное агентство России (Росархив)— проставляет апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подготовленные федеральными государственными архивами;
·         Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела— проставляют апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, исполненные по документам подведомственным им архивов;
·         Органы ЗАГС субъектов РФ — проставляют апостили на официальные документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.
Документы необходимые для проставления апостиля.
  1. Заявление о проставлении апостиля на официальном документе;
  2. Документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
  3. Официальный документ, подлежащий вывозу за границу;
  4. Документ об уплате государственной пошлины.
Требования к документам, представляемым заявителями для проставления апостиля.
·         Заявление о проставлении апостиля, а также документ об уплате государственной пошлины представляются в единственном подлинном экземпляре.
·         Официальный документ представляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело (копия), а другой (оригинал) выдается заявителю.
·         Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).
·         Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.
·         Если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.
Срок проставления апостиля.
Срок исполнения государственной функции в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления, от которого исходит документ, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
Срок исполнения государственной функции в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления, от которого исходит официальный документ, не должен превышать 30 рабочих дней.
Последовательность административных процедур по проставлению апостиля.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
·         прием и регистрация документов;
·         установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля, включая проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам;
·         проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля);
·         отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);
·         выдача документов.
Основания для отказа в проставлении апостиля.
В проставлении апостиля отказывается:
·         если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
·         если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
·         если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в Управлении ЗАГС Кабинета Министров Республики Татарстан образцам;
·         если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
·         в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.
Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя.
Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции
Заявитель имеет право на обжалование действий и (или) бездействия специалистов территориальных органов Минюста России в досудебном и судебном порядке.
Контроль деятельности территориальных органов Минюста России осуществляет Министерство юстиции Российской Федерации.
Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно.
При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 15 рабочих дней с момента регистрации такого обращения.
Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
·         наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
·         суть обжалуемого действия (бездействия);
·         обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
·         иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
По результатам рассмотрения обращения должностным лицом территориального органа Минюста России принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Территориальные органы Минюста при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель территориального органа Минюста России, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в территориальный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц судебном порядке.
Список государств-участников Гаагской Конвенции 1961 года.
1.       Австралия
2.       Австрия
3.       Азербайджан
4.       Албания
5.       Андорра
6.       Антигуа и Барбуда
7.       Аргентина
8.       Армения
9.       Багамы
10.    Барбадос
11.    Беларусь
12.    Белиз
13.    Бельгия
14.    Болгария
15.    Босния и Герцеговина
16.    Ботсвана
17.    Бруней - Даруссалам
18.    Бывшая Югославская Республика
19.    Великобритания
20.    Венгрия
21.    Венесуэла
22.    Германия
23.    Гондурас
24.    Гренада
25.    Греция
26.    Грузия
27.    Дания
28.    Доминикана
29.    Израиль
30.    Индия
31.    Ирландия
32.    Исландия
33.    Испания
34.    Италия
35.    Кабо-Верде
36.    Казахстан
37.    Кипр
38.    Корея
39.    Колумбия
40.    Латвия
41.    Лесото
42.    Либерия
43.    Литва
44.    Лихтенштейн
45.    Люксембург
46.    Маврикий
47.    Македония
48.    Малави
49.    Мальта
50.    Маршалловы острова
51.    Мексика
52.    Молдова
53.    Монголия
54.    Монако
55.    Намбия
56.    Нидерланды
57.    Ниуэ
58.    Новая Зеландия
59.    Норвегия
60.    Острова Кука
61.    Панама
62.    Перу (с октября 2010 г.)
63.    Польша
64.    Португалия
65.    Румыния
66.    Самоа
67.    Сан-Марино
68.    Свазиленд
69.    Сейшельские острова
70.    Сент-Винсент и Гренады
71.    Сент-Китс и Невис
72.    Сент-Люсия
73.    Сербия
74.    Словакия
75.    Словения
76.    США
77.    Суринам
78.    Тонга
79.    Тринидад и Тобаго
80.    Турция
81.    Украина
82.    Фиджи
83.    Финляндия
84.    Франция
85.    Хорватия
86.    Чешская Республика
87.    Швейцария
88.    Швеция
89.    Эквадор
90.    Эль-Сальвадор
91.    Эстония
92.    Южная Африка
93.    Япония
Взаимное признание документов
С рядом государств Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством — стороной такого договора без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны). В отношениях с такими странами проставление на официальные документы апостиля не требуется.
Россия имеет такого рода договоры со следующими государствами:
1.       все страны СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина)
2.       Албания
3.       Алжир
4.       Болгария
5.       Босния и Герцеговина
6.       Венгрия
7.       Вьетнам
8.       Испания
9.       Кипр
10.    КНДР
11.    Куба
12.    Латвия
13.    Литва
14.    Македония
15.    Монголия
16.    Панама
17.    Польша
18.    Румыния
19.    Словакия
20.    Словения
21.    Тунис
22.    Хорватия
23.    Чехия
24.    Эстония
25.    Б. Югославия (Сербия и Черногория)
Конвенция, отменяющая требования легализации
от 5 октября 1961 года
Государства, подписавшие настоящую Конвенцию, желая отменить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов, решили заключить в этой связи Конвенцию и согласились с нижеследующими положениями:
Статья 1
Настоящая Конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.
a) В качестве официальных документов в смысле настоящей Конвенции рассматриваются:
документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
b) административные документы;
c) нотариальные акты;
d) официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Вместе с тем настоящая Конвенция не распространяется на:
a) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
b) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Статья 2
Каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется настоящая Конвенция и которые должны быть представлены на его территории. Под легализацией в смысле настоящей Конвенции подразумевается только формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Статья 3
Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренного статьей 4 апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.
Однако выполнение упомянутой в предшествующем абзаце функции не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами, отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.
Статья 4
Предусмотренный в первом абзаце статьи 3 апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен соответствовать образцу, приложенному к настоящей Конвенции.
Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.
Статья 5
Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.
Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.
Статья 6
Каждое договаривающееся государство назначает, с учетом их официальных функций, те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, предусмотренного в первом абзаце статьи 3.
Оно уведомляет об этом назначении Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении, или заявления о распространении действия. Оно уведомляет Министерство также о любом изменении в назначении этих органов.
Статья 7
Каждый из указанных органов, назначенных в соответствии со статьей 6, должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:
a) порядковый номер и дату проставления апостиля;
b) фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов - указание органа, поставившего печать или штамп.
По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.
Статья 8
Если между двумя или несколькими договаривающимися государствами заключены договор, конвенция или соглашение, в которых содержатся положения, требующие определенных формальностей для удостоверения подписи, печати или штампа, настоящая Конвенция предусматривает отход от этих положений лишь в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем формальность, предусмотренная в статьях 3 и 4.
Статья 9
Каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда настоящая Конвенция предусматривает освобождение от таковой.
Статья 10
Настоящая Конвенция открыта для подписания государствами, представленными на девятой сессии Гаагской конференции по международному частному праву, а также Ирландией, Исландией, Лихтенштейном и Турцией.
Она подлежит ратификации, и ратификационные грамоты сдаются на хранение в Министерство иностранных дел Нидерландов.
Статья 11
Настоящая Конвенция вступает в силу на шестидесятый день после сдачи на хранение третьей ратификационной грамоты, предусмотренной во втором абзаце статьи 10.
Для каждого подписавшего Конвенцию государства, ратифицировавшего ее позже, она вступает в силу на шестидесятый день после сдачи на хранение его ратификационной грамоты.
Статья 12
Любое государство, о котором не идет речь в статье 10, может присоединиться к настоящей Конвенции после ее вступления в силу согласно первому абзацу статьи 11. Документ о присоединении сдается на хранение в Министерство иностранных дел Нидерландов.
Присоединение действительно лишь в отношениях между присоединяющимся государством и договаривающимися государствами, которые не выскажут возражения против этого в течение шести месяцев после получения уведомления, предусмотренного в пункте "d" статьи 15. Уведомление о таком возражении направляется в Министерство иностранных дел Нидерландов.
Конвенция вступает в силу между присоединяющимся государством и государствами, не выдвинувшими возражения против присоединения, на шестидесятый день после истечения шестимесячного срока, указанного в предшествующем абзаце <*>.
--------------------------------
<*> Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года.
Статья 13
В момент подписания, ратификации или присоединения любое государство может заявить, что настоящая Конвенция распространяется на все территории, которые оно представляет на международном уровне, либо на одну или некоторые из этих территорий. Это заявление считается действительным с момента вступления в силу Конвенции для данного государства.
В дальнейшем Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляется о любом подобном распространении действия.
Если заявление о распространении действия сделано государством, подписавшим и ратифицировавшим Конвенцию, последняя вступает в силу в отношении указанных в нем территорий в соответствии с положениями статьи 11. Если заявление о распространении сделано государством, присоединившимся к Конвенции, последняя вступает в силу в отношении указанных в нем территорий в соответствии с положениями статьи 12.
Статья 14
Настоящая Конвенция действует в течение пяти лет, начиная с даты ее вступления в силу в соответствии с первым абзацем статьи 11, в том числе и в отношении государств, которые ратифицируют ее или присоединяются к ней впоследствии.
Если Конвенция не будет денонсирована, ее действие продлевается с молчаливого согласия сторон на каждые последующие пять лет.
Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляется о денонсации не менее чем за шесть месяцев до истечения пятилетнего срока.
Денонсация может ограничиваться некоторыми из территорий, на которые распространяется действие Конвенции.
Денонсация имеет силу только в отношении государства, которое уведомляет о ней. Конвенция остается в силе в отношении других договаривающихся государств.
Статья 15
Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляет государства, упомянутые в статье 10, а также государства, присоединившиеся в соответствии с положениями статьи 12:
a) об уведомлениях, упоминаемых во втором абзаце статьи 6;
b) о подписаниях и ратификациях, упоминаемых в статье 10;
c) о дате вступления в силу настоящей Конвенции в соответствии с положениями первого абзаца статьи 11;
d) о присоединениях и возражениях, упоминаемых в статье 12, и о дате вступления в силу присоединения;
e) о распространении действия, упоминаемом в статье 13, и о дате его вступления в силу;
f) о денонсациях, упоминаемых в третьем абзаце статьи 14.
В удостоверение чего нижеподписавшиеся, должным образом уполномоченные, подписали настоящую Конвенцию.
Совершено в г. Гааге 5 октября 1961 года на французском и английском языках (в случае расхождения между текстами преимущество отдается французскому тексту), в единственном экземпляре, который сдается на хранение в архивы Правительства Нидерландов и заверенная копия которого направляется по дипломатическим каналам каждому государству, представленному на девятой сессии Гаагской конференции по международному частному праву, а также Ирландии, Исландии, Лихтенштейну и Турции.

БЛАНКИ И ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ:

 КВИТАНЦИЯ ОБ ОПЛАТЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОШЛИНЫ: Государственная пошлина за проставление апостиля составляет 2 500 руб. за каждый документ.

Квитанция об оплате государственной пошлины

 

Последнее обновление: 12 октября 2018, 11:42

Все материалы сайта доступны по лицензии:
Creative Commons Attribution 4.0 International
Яндекс цитирования